El amanecer de las operaciones financieras sin contacto:

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Escrito por: Keith Causey, vicepresidente sénior de transformación y desarrollo de ERP en la nube en Oracle

Durante décadas, los CFO han perseguido la eficiencia a través de la automatización. Pero ahora, con las capacidades de IA integradas en las aplicaciones financieras, (llamada agentes de IA) llevan a cabo la automatización de los procesos financieros de principio a fin.  Es el comienzo de una era de operaciones financieras verdaderamente sin contacto.

El modelo financiero convencional quedará obsoleto. La delegación de tareas repetitivas a la IA permitirá a los CFO y sus equipos ir más allá de solo hacer mejoras incrementales en los procesos para centrarse en impulsar la estrategia empresarial y crear valor, lo que resultará en una función financiera más ágil y orientada a los resultados.

Los individuos seguirán desempeñando un papel importante, pero deben adaptar su enfoque, responsabilidades y mentalidad a esas responsabilidades de nivel superior.

Finanzas y operaciones sin contacto basadas en IA

Las finanzas basadas en IA pueden reemplazar los procesos históricos por flujos ágiles que operan de forma autónoma y requieren una intervención humana mínima. Sin costo adicional para los clientes, los flujos agenticos aprovechan los agentes de IA integrados en la verdadera plataforma SaaS de ERP para lograr operaciones sin contacto. Estos agentes de IA pueden proporcionar la base para reemplazar los métodos tradicionales e introducir nuevas capacidades, que evolucionan constantemente. Los agentes de IA también se adaptan a los cambios en los datos y las condiciones empresariales y destacan en las tareas de razonamiento cognitivo, incluida la respuesta a preguntas complejas y la oferta de recomendaciones personalizadas.

Las operaciones sin contacto pueden aplicarse a todos los procesos de back-office de extremo a extremo, con la automatización subyacente basada en IA que ayuda a reducir la complejidad y aumentar la precisión y la integridad. Los departamentos financieros deben reconocer que las capacidades de la IA van más allá de la automatización de tareas individuales. En cambio, al recopilar, coordinar y analizar continuamente datos de múltiples fuentes, la IA ágil puede ayudar a los equipos financieros a obtener insights más precisos y hacer predicciones y recomendaciones de alta calidad, informando la toma de decisiones y acciones en tiempo real.

Sin embargo, para lograr verdaderas finanzas basadas en IA, las organizaciones deben adoptar una verdadera plataforma nativa SaaS, dadas las actualizaciones de funciones regulares, la seguridad sólida y la escalabilidad que vienen con dichas aplicaciones. Los flujos integrados con una verdadera plataforma SaaS admiten datos más limpios, análisis de mayor calidad y mayor productividad, lo que permite al equipo financiero centrarse en tareas estratégicas. Las aplicaciones atornilladas, a hiperescala, alojadas y propias pueden ser más costosas, complejas y no tan fácilmente escalables.

Un ejemplo de un flujo auténtico, en las cuentas a pagar, es el agente de  los documentos IO para las cuentas a pagar integrado en una aplicación de ERP que ingiere datos de forma autónoma, se autocorrige o identifica cuando necesita ayuda adicional y crea la documentación necesaria. A continuación, el agente de pagos de ERP identifica las oportunidades de descuento y proporciona opciones de pago para optimizar el capital circulante, organizando la acción para su revisión y aprobación por parte de las personas. Una vez aprobada esta transacción, el agente crea la documentación necesaria y comunica y completa la transacción con el proveedor y/o el banco.

El agente de conciliación de cuentas de la aplicación SaaS realiza conciliaciones en tiempo real y confrontaciones de transacciones. Su agente de contabilidad realiza continuamente conciliaciones y análisis de saldos de cuenta, al tiempo que proporciona los asientos provisionales necesarios para su revisión y aprobación. Estos agentes también pueden identificar cualquier excepción para la autocorrección o la asistencia necesaria.

A medida que estos agentes transforman procesos tradicionalmente complejos y que consumen mucho tiempo en procesos sin contacto, permiten a los equipos financieros centrarse en el trabajo que realmente importa: pronosticar resultados financieros, optimizar el capital de trabajo, identificar oportunidades de crecimiento y reducción de costos, acelerar el cierre financiero, mitigar los riesgos financieros y más. Dado que muchos procesos rutinarios se realizan continuamente en segundo plano, el personal puede centrarse en gestionar excepciones y ayudar a garantizar que los problemas no se conviertan en problemas.

Lograr operaciones sin contacto

El primer paso para lograr operaciones sin contacto es un cambio de mentalidad. Los CFO deben reconocer que la IA ya no es un concepto futuro; está disponible ahora y es capaz de transformar las funciones financieras. Sin embargo, las finanzas basadas en IA no se tratan de reemplazar los procesos existentes. Se trata de mejorarlos continuamente, alineando las capacidades de IA con los objetivos de negocio financieros, operativos y estratégicos para impulsar decisiones más oportunas e informadas.

Para que las finanzas basadas en IA sean una realidad, los CFO deben prepararse para adaptar sus datos, personas y procesos en consecuencia.

En el corazón de las finanzas basadas en IA se encuentran los datos fiables y de alta calidad. Las organizaciones financieras deben practicar una gobernanza de datos sólida y un control de calidad. Los CFO deben tomar la iniciativa, ya que están en una posición única para ver el panorama general y reunir información relevante para lograr resultados estratégicos.

La gente también juega un papel crítico en esta transformación. La IA está remodelando los roles financieros, lo que requiere habilidades nuevas y actualizadas, así como nuevos enfoques de organización y liderazgo. Aparecerán roles como el administrador de datos y el especialista en IA. El personal experimentado y capacitado capaz de interpretar y actuar sobre la información basada en IA será esencial para obtener el mayor valor. Lograr el equilibrio adecuado entre la automatización de la IA y la supervisión humana requerirá una gestión cuidadosa.

Transformar los procesos es igualmente importante. Los directores financieros deben desafiar los procesos heredados que no se han mantenido al día con las prioridades empresariales, al tiempo que adoptan la simplificación, la estandarización y la automatización. Las finanzas basadas en IA presentan una oportunidad para eliminar redundancias y optimizar los flujos de trabajo, al tiempo que adoptan nuevas capacidades de alto valor a medida que se introducen. Hecho correctamente, los procesos basados en IA pueden aprender y ajustarse sin necesidad de programación adicional. A medida que cambian las entradas, las operaciones sin contacto pueden ajustarse y adaptarse a esos cambios con una intervención mínima.

Las finanzas basadas en IA también pueden permitir la reestructuración de servicios compartidos y modelos de externalización. Las operaciones financieras tradicionales se han basado en gran medida en intervenciones manuales; las finanzas basadas en IA permiten la centralización y automatización de muchas funciones. Los agentes de IA operan continuamente, eliminando restricciones como el volumen, las zonas horarias y las barreras del idioma. Las organizaciones que se adapten a este nuevo modelo verán oportunidades para ganancias significativas de eficiencia y reducciones de costos.

Además, los CFO deben asumir un papel activo en la gobernanza de la IA y el cumplimiento normativo. Desarrollar directrices para la gobernanza de la IA, supervisar el rendimiento, garantizar la transparencia y refinar continuamente los modelos de IA será esencial.

Para los directores financieros, la oportunidad de transformar la organización financiera en un equipo más eficiente y de mayor valor nunca ha sido mayor. Establecer una base centrada en la IA, que incluya personas, procesos, datos, gobernanza y controles, será fundamental para el éxito. El ritmo de la innovación en IA se está acelerando, y esperar a adoptar prácticas financieras basadas en IA significa dejar un valor sustancial sobre la mesa. Es hora de tomar medidas. Aquellos que adopten la IA hoy liderarán la función financiera del mañana.