La factura electrónica en España ya no solo es una ventaja competitiva, si no que es también una necesidad. Así lo establece la conocida Ley Crea y Crece. Con el objetivo de ayudarte a entender esta normativa, este artículo desgrana los 5 aspectos más importantes sobre la factura electrónica, así como su impacto tanto para las grandes empresas como para las pymes, tan relevantes en el tejido empresarial español.

1. La obligatoriedad de la factura electrónica en España

La Ley Crea y Crece, aprobada en España en 2022, obliga a emitir facturas electrónicas para todas las transacciones comerciales. El objetivo es modernizar y agilizar procesos administrativos, así como reducir el uso del papel y fomentar la digitalización de las operaciones empresariales.

Sin embargo, aunque la normativa se aprobó hace dos años, aún no está plenamente implantada en todo el tejido empresarial. De hecho, actualmente solo están cumpliendo la obligatoriedad de la facturación electrónica en España:

• La Administración Pública.
• Las empresas o autónomos que tienen operaciones comerciales con el sector público.
• Empresas que facturan más de 8 millones de euros.
• Compañías concretas que tienen alguna normativa específica por su sector o industria.

Aún así, más pronto que tarde, todo negocio tendrá que incorporarla. De hecho, según las últimas novedades, se espera que en 2025 toda empresa y trabajador por cuenta ajena cumpla con la obligación de facturar electrónicamente, pero aún está pendiente la aprobación del desarrollo reglamentario de la ley en el que se establezca.

2. El ámbito de aplicación de la facturación electrónica

Legalmente, la ley de facturación electrónica está en vigor desde 2022 para toda empresa y profesional que opera en territorio español, aunque aún no se haya implementado en su totalidad. Así que, tanto las domiciliadas en España como las que realicen transacciones comerciales con entidades españolas están sujetas a esta regulación.

A su vez, el ámbito de aplicación abarca todo tipo de actividades comerciales, incluidas las transacciones entre empresas (B2B), las operaciones comerciales entre empresas y la Administración Pública (B2G) y las transacciones comerciales entre empresas y consumidores (B2C).

3. El formato de estas facturas digitales

En cuanto a cómo deben ser las facturas electrónicas, la normativa dibuja un marco regulatorio. Según la ley, debes emitir tus facturas en un formato estructurado que cumpla con los estándares de la Agencia Tributaria. Este puede ser UBL, Facturae o algún similar que se base en lenguaje XML.

El objetivo de establecer este formato único es garantizar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas que usan las empresas. Por ende, con él se facilita el procesamiento automatizado de las facturas.

En este punto hay que hacer una matización: los formatos comunes en los que se envían facturas por medios digitales actualmente no son formatos electrónicos válidos. Es decir, PDF, PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 o TIFF no son correctos para las facturas electrónicas, por mucho que se puedan enviar por vía telemática. Y es que estas facturas ahora se deberán transmitir también entre sistemas y con su formato específico en XML.

En este sentido, no solo se define el formato electrónico específico sino también los elementos que debe contener cualquier factura: NIF del emisor y del receptor, fecha, descripción de los bienes o servicios e importe total, entre otros. Por eso, es clave que tu sistema de facturación sea compatible con los estándares de la AEAT.

4. La firma electrónica para validarlas

Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, es requisito indispensable que éstas incluyan una firma electrónica avanzada o un certificado electrónico reconocido. Se trata de un mecanismo de seguridad que permite verificar la identidad del emisor y asegurar que el contenido no ha sido alterado.

También, la firma o el certificado electrónico deben cumplir con los requisitos técnicos y jurídicos exigidos, ya que es la única vía para que la factura sea legalmente válida y tenga plena validez fiscal. Algo que es responsabilidad de las propias empresas.

5. Conservación de estas facturas electrónicas

La normativa fija unos requisitos para la conservación de los documentos. El motivo de ello es la necesidad de que se haga un almacenamiento seguro y accesible de la información que contienen durante un período de tiempo. Así se garantiza su integridad, disponibilidad y validez legal.

Es decir, que toda empresa y autónomo está obligado a conservar las facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como cualquier otro documento relacionado con ellas. Este período de conservación varía según la operación y la normativa aplicable en cada caso. Por ejemplo, para cuestiones fiscales puede ser de 4 años, mientras que para cuestiones penales se exige un almacenamiento de 5 años y para lo mercantil de 6.

¿Cómo afecta la facturación electrónica a PYMES y grandes empresas?

Como entenderás ahora, la implementación de la facturación electrónica en España impacta en todo el tejido empresarial. No importa si eres una pequeña o mediana empresa (o autónomo), como el 98% de las compañías en este país, o si eres una gran compañía. Todas están y estarán obligadas a facturar electrónicamente.

Ahora bien, la situación de cada negocio es distinta por su volumen de ingresos, tecnología que utiliza, recursos de los que dispone, número de trabajadores… Por lo tanto, aquí se plantea una gran pregunta para muchos empresarios y directores financieros: ¿Cómo afecta realmente a cada tipo de empresa esta nueva facturación?

PYMES y autónomos

Por un lado, las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos, pueden tener que enfrentarse a grandes cambios y retos. Principalmente, en los siguientes aspectos:

• Adaptación tecnológica. Las PYMES se enfrentan a desafíos adicionales al tener que invertir en tecnología para cumplir con los requisitos de facturación electrónica. El problema es que esto puede representar un coste inicial significativo que podría ser un obstáculo.
• Simplicidad administrativa. Aunque la transición a la facturación electrónica puede implicar una curva de aprendizaje, tras implementarla simplifica la gestión administrativa. Y es que está demostrado que se reduce el papeleo y se automatizan procesos repetitivos y arduos.
• Competitividad. La adopción de la facturación electrónica mejora la competitividad de las PYMES. Principalmente, porque les facilita llevar a cabo operaciones comerciales con grandes empresas que les exigirán desde el primer momento este método de facturación.
• Asesoramiento profesional. Es probable que las PYMES necesiten asesoramiento profesional adicional para asegurarse de cumplir adecuadamente con la normativa y evitar sanciones por incumplimiento.

Grandes empresas

Por otro lado, las grandes empresas, a pesar de que quizás estén ya más adaptadas a procesos automáticos de facturación, también han experimentado y experimentarán cambios. Sobre todo, notarán este impacto en lo siguiente:

• Procesos internos. Muchas grandes compañías pueden tener ya establecidos sus sistemas para la gestión de facturas desde el 2022. Por lo tanto, su transición consistirá más bien en revisar y actualizar sus procesos internos para garantizar la conformidad con la normativa.
• Integración de sistemas. Al contar con varios sistemas independientes, es posible que necesiten integraciones de programas de facturación electrónica con otros ya existentes. Por ejemplo, integrar un software de gestión financiera con un ERP (Enterprise Resource Planning), lo cual requerirá recursos adicionales.
• Economías de escala. Aunque la implementación inicial puede ser costosa, a largo plazo, las grandes empresas se beneficiarán de economías de escala al procesar grandes volúmenes de facturas de manera eficiente y automatizada.
• Auditoría y cumplimiento. Las grandes empresas suelen estar sujetas a una mayor vigilancia y auditoría por parte de la Agencia Tributaria. Así que aprovechar la obligatoriedad de la facturación electrónica para cumplir a rajatabla los requisitos de facturación electrónica es una ayuda de cara a evitar sanciones y multas.

En este contexto, tanto las PYMES como las grandes empresas deben asegurarse de utilizar sistemas de facturación electrónica homologados que generen archivos en formatos electrónicos estructurados compatibles con la normativa vigente.

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